Tôi luôn nhớ trong nhiều buổi nói chuyện, Tổng giám đốc Hệ thống IMC vẫn thường chia sẻ rằng trong số rất nhiều điều chúng ta cần phải học trong cuộc đời mình, có một điều rất quan trọng, đó là chúng ta phải “học suy nghĩ” vì “cuộc đời mỗi người là chuỗi các vấn đề cần giải quyết, chuỗi các quyết định phải ra”. Và dù là đó là những vấn đề trong cuộc sống hay công việc, chúng ta luôn mong muốn mình có những quyết định đúng đắn.
Đối với những sự việc đơn giản, chúng ta có thể đưa ra quyết dịnh dựa vào các Quy trình, hướng dẫn có sẵn hoặc các suy luận logic đã thành tiền lệ.
Nhưng trong nhiều trường hợp, chúng ta phải giải quyết những vấn đề phức tạp trong thời gian ngắn. Đó thường là những vấn đề có nhiều nhân tố tác động, đòi hỏi chúng ta phải ra những quyết định bất ngờ, không được báo trước.
Để có được kỹ năng phân tích vấn đề và ra quyết định tốt, trong công việc hàng ngày, chúng ta cần thực hiện thường xuyên và đầy đủ các bước của Quy trình ra quyết định đồng thời bám sát các giá trị cốt lõi của Hệ thống có tính đến yếu tố cân bằng giữa lợi ích của Hệ thống và của Khách hàng để có được các quyết định tức thời và đó là quyết định tối ưu :
Bước 1. Xác định vấn đề.
Bước 2. Thu thập thông tin, dữ kiện và phân tích.
Bước 3. Đưa ra các phương án/ giải pháp giải quyết.
Bước 4. Chọn giải pháp tối ưu (đưa lại lợi ích cao nhất/ rủi ro và thiệt hại ít nhất) và tuyên bố quyết định.
Bước 5. Thực hiện quyết định.
Bước 6. Đánh giá quyết định và rút kinh nghiệm.
Cá nhân tôi thấy, bước 2 là bước quan trọng nhất, bởi một quyết định đúng đắn chỉ được đưa ra khi chúng ta có đầy đủ thông tin, và đó là những dữ liệu đáng tin cậy. Hãy tưởng tượng bạn là nhân viên phòng Kế hoạch Vật tư và bạn được sếp giao nhiệm vụ quyết định lựa chọn nhà cung cấp (NCC) cho 1 loại máy mà công ty sẽ đầu tư. Giả sử bạn đã lựa chọn được 3 NCC và cần quyết định ký hợp đồng mua máy với 1 NCC. Ngoài yếu tố chi phí, bạn còn phải đánh giá rất nhiều các yếu tố khác như: uy tín của NCC, công nghệ sản xuất, nơi cấp hàng, chất lượng dịch vụ trong và sau bán hàng… Vậy làm cách nào bạn có thể đưa ra được quyết định đúng dựa trên cơ sở đánh giá tất cả các yếu tố liên quan?
Bạn hãy thử sử dụng bảng đánh giá sau nhé:
1. Liệt kê các yếu tố cần đánh giá vào tiêu đề các cột. Trọng số và tên các NCC ở tiêu đề các hàng.
2. Đặt trọng số cho các yếu tố cần đánh giá. Ví dụ từ 0 đến 5 (0 là ít quan trọng nhất, 5 là quan trọng nhất)
3. Đánh giá các yếu tố bằng cách cho điểm từ 0 đến 5 (0 là kém nhất, 5 là tốt nhất)
Sau đó, lấy điểm đánh giá nhân với trọng số của mỗi yếu tố và tổng cộng lại ta có tổng điểm đánh giá cho mỗi NCC (ở cột “Tổng cộng”). NCC nào có điểm cao nhất sẽ được lựa chọn.
Dựa vào bảng đánh giá, bạn có thêm cơ sở để lựa chọn NCC thứ 3 là NCC tốt nhất.
Tuy nhiên, nếu nhìn vào kết quả cuối cùng bạn vẫn thấy chưa yên tâm cho quyết định của mình, bạn cần rà soát lại “Trọng số” và “Điểm đánh giá” bởi có thể ban đầu bạn đã chưa đánh giá chính xác một số yếu tố.
Dù có thêm công cụ hỗ trợ, trong mọi vấn đề, bạn vẫn cần suy nghĩ thật kỹ trước khi ra quyết định, bởi mỗi quyết định đúng của bạn đóng góp cho sự phát triển của chính bạn, của gia đình bạn, của công ty và của cả xã hội.