Như bạn biết đấy, làm gì cũng cần phải có mục tiêu cụ thể và có chỉ số để đánh giá. Nó chính là cái đích mà bạn muốn đến. Thử tưởng tượng xem, sẽ thật buồn cười nếu như ai đó hỏi: “bạn làm việc này để làm gì” mà chính bạn cũng không biết mình làm nhằm mục đích gì. Đấy là lý do tại sao mục tiêu lại quan trọng đến thế!
Để đạt được mục tiêu (cứ ngầm định là bạn đã có mục tiêu rồi) thì bạn sẽ phải xây dựng được một quy trình thực hiện (Nó giống như con đường dẫn bạn đến đích vậy). Bạn cũng phải công nhận với tôi rằng: làm việc theo quy trình thì sẽ không bị “bỏ sót việc” phải không?.
Lúc này, bạn chưa cần phải sáng tạo vượt bậc, bạn chỉ cần định hình những bước lớn và đơn giản, sau đó chẻ nhỏ tối đa các bước lớn và tìm ra những nguy cơ và rủi ro ở mỗi bước nhỏ nhất. Nói một cách dễ hiểu là: coi quy trình là các bước lớn, mỗi bước lớn này cần có 1 quy trình con để thực hiện nó, các bước trong các quy trình con này lại chia thành nhiều quy trình nhỏ hơn nữa (hàng cháu chắt)… Tiếp theo, bạn cần xác định các biện pháp cụ thể để giải quyết hết các nguy cơ và rủi ro, quyết liệt thực hiện các biện pháp giải quyết rủi ro khi làm theo quy trình và khi đó chắc chắn bạn đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có người có mục tiêu rồi, làm theo quy trình rồi vẫn “chưa thấy thành công” đâu cả. Lúc này, họ đổi lỗi cho số phận, rằng mình kém may mắn. rằng mình không có tài năng xuất chúng… Mà họ quên một việc là: có quy trình rồi thì phải chẻ nhỏ quy trình.
Tóm lại, để hành động hiệu quả cần phải trải qua 5 bước cơ bản sau:
Bước 1: Hoạch định mục tiêu cần đạt, các chỉ tiêu đánh giá
Bước 2: Vạch ra Các bước lớn (các bước lớn này hợp lại thì thành một quy trình hoàn chỉnh)
Bước 3: Chia nhỏ các bước lớn tối đa có thể (bản chất là chẻ nhỏ quy trình, mỗi bước trong một quy trình sẽ là một quy trình nhỏ hơn (tạo nên những quy trình con, quy trình cháu)
Bước 4: Lần theo các bước nhỏ để thấy được những nguy cơ
Bước 5: Đưa ra các giải pháp và thực hiện triệt để để nguy cơ không sảy ra
Một ví dụ để bạn dễ hình dung:
Cùng tổ chức sự kiện hè ở một nơi, công ty A và công ty B cùng phải tiến hành hoạt động thuê xe với mức kinh phí như nhau. Nhưng kết thúc chuyến đi, kết quả chất lượng xe phục vụ cho công ty A lại rất thấp, còn công ty B lại được đánh giá cao. Một số người đặt câu hỏi sao lại như vậy được?
Sự khác nhau nằm ở phương pháp hành động của người phụ trách thuê xe công ty A và người phụ trách thuê xe công ty B không giống nhau (phương pháp khác nhau sẽ cho ra những kết quả khác nhau).
Phân tích kỹ hơn chút nữa:
Nếu công ty A đưa ra yêu cầu về chủng loại xe, tìm kiếm trên mạng, chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng thì công ty B cũng làm tương tự. Chỉ có điều: họ – công ty B coi việc tổ chức sự kiện hè là một quy trình lớn, và việc thuê xe là một quy trình con trong tổng số rất nhiều quy trình của tổng thể sự kiện.
Và vì coi việc thuê xe là 1 quy trình nên người phụ trách cũng đã đặt ra mục tiêu, chỉ số về chất lượng. Ở trường hợp này là loại xe Uniliver đời 2012 trở lên, 40 đệm mềm, 8 điều hòa… (các chỉ số về chất lượng được đề rất cụ thể chứ không chung chung kiểu: xe đời mới như công ty A). Sau khi đánh giá nhà cung cấp, người phụ trách tiến hành kiểm tra từng xe, chụp ảnh lại biển số, trang thiết bị, kiểm tra đời xe, đếm ghế, nằm thử đệm… để đảm bảo rằng “xe này đáp ứng đúng chỉ số về chất lượng mà công ty yêu cầu”. Trước khi khởi hành, người phụ trách cầm “bằng chứng” – là những tấm ảnh có chụp lại biển số xe trước đó để so sánh với biển số xe phục vụ thực tế của nhà thầu xe, tránh rủi ro “nhà thầu xe chào hàng một đằng, cung cấp một nẻo”.
Như vậy, mỗi bước lớn trong quá trình tổ chức sự kiện hè, người phụ trách đã tiến hành chẻ nhỏ đầu việc và coi đó là một quy trình con, thậm trí từ quy trình con này còn tiếp tục chẻ nhỏ ra thành nhiều quy trình cháu, chắt… Nhờ đó, người phụ trách dễ dàng đạt được mục tiêu lớn (vì mỗi quy trình con/cháu/chắt… đều có những mục tiêu và đều kiểm soát được nguy cơ).
Đọc đến đây, chắc các bạn đã hình dung được phương pháp để hành động hiệu quả rồi chứ?.
Các bạn có thể quên bài viết này của tôi, cũng chẳng cần nhớ hôm nay là thứ mấy, nhưng hãy nhở một điều “luôn chẻ nhỏ tối đa quy trình” đó chính là chìa khóa vạn năng để hành động của bạn hiệu quả ở bất kể lĩnh vực nào.