Tại hệ thống IMC, chúng tôi luôn hiểu rõ để có thể phát triển cùng Hệ thống, chúng tôi cần phải biết, hiểu, thực hành liên tục và đào tạo lại được người khác các bước của Quy trình “Quản trị công việc theo mục tiêu”:
Bước 1. Xây dựng mục tiêu
Bước 2. Xây dựng Chiến lược/biện pháp nhằm hiện thực hóa mục tiêu
Bước 3. Xây dựng Kế hoạch hành động
Bước 4. Xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất công việc KPI
Bước 5. Thực hiện đo lường các chỉ số KPI, đánh giá, cải tiến
Chúng tôi hiểu rằng sau khi đã xây dựng và thống nhất được với cấp trên trực tiếp về các mục tiêu chuyên môn và mục tiêu phát triển nhân sự vừa mang tính SMART lại vừa có ý nghĩa và mang tính thách thức đối với người thực hiện, cần phải bắt tay vào bước tiếp theo “Xây dựng chiến lược/biện pháp” trước khi xây dựng kế hoạch thực hiện. Chiến lược, đối với chúng tôi, không phải là một khái niệm xa vời, đó chỉ là các biện pháp để thực hiện mục tiêu trong dài hạn mà thôi.
Chúng tôi cũng hiểu rằng trong Quy trình quản trị công việc theo mục tiêu, bước 2 “Xây dựng chiến lược/ biện pháp” là bước tối quan trọng mà chúng tôi không được phép bỏ qua bởi lẽ chúng tôi cần phải đạt được các mục tiêu với nguồn lực giới hạn. Tuy nhiên trên thực tế, sau khi xây dựng xong mục tiêu, nhiều khi chúng tôi lao vào thực hiện luôn bước thứ 3 “Xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch” mà quên mất việc xây dựng chiến lược/biện pháp.
Chúng ta đừng quên nữa nhé! Để phát huy tối đa các lợi thế và tối ưu hóa các nguồn lực, nhất thiết phải thực hiện bước 2 “Xây dựng chiến lược (biện pháp) hành động”. Và để có được các biện pháp tối ưu nhất nhằm hiện thực hóa mục tiêu, cần hiểu rõ các nguồn lực nội tại mình đang có cũng như các yếu tố tác động từ bên ngoài. Có như vậy mình mới có thể xác định rõ những ưu thế cũng như hiểu được những khó khăn, trở ngại, từ đó lựa chọn được phương án tốt nhất.
Do vậy, có thể tóm tắt các bước để Xây dựng chiến lược/biện pháp hành động bao gồm:
1. Tuyên bố lại mục tiêu cần đạt được: Để bản thân mình và/hoặc đội nhóm của mình hiểu rõ “cái đích” mình cần đi tới.
2. Phân tích điều kiện, hoàn cảnh tác động đến khả năng thực hiện mục tiêu: Thực hiện bước này, chúng ta nên sử dụng công cụ phân tích SWOT. Đây là công cụ hữu hiệu giúp mình nhìn thấy các điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và đội nhóm, cũng như hiểu rõ những yếu tố có khả năng tác động từ bên ngoài. Mục tiêu có khả năng dễ dàng đạt được hơn nếu mình đưa ra được chiến lược/biện pháp thực hiện dựa trên việc khai thác tối đa điểm mạnh, hạn chế điểm yếu và tận dụng được những cơ hội từ bên ngoài mang lại.
3. Liệt kê các Chiến lược/biện pháp có khả năng thực hiện: Ở bước này chúng ta nên tận dụng trí tuệ tập thể bằng cách brainstorming theo nhóm với thành phần là các chuyên gia, người có kinh nghiệm trong lĩnh vực mình đang thực hiện. Khi chủ trì các buổi brainstorming này, mình nên hướng mục tiêu cá nhân vào mục tiêu chung của bộ phận và của toàn Công ty để các biện pháp đưa ra có khả năng kết nối với nguồn lực của các bộ phận khác nhằm tối ưu hóa nguồn lực thực hiện và để chắc chắn rằng mục tiêu của mình đạt được sẽ đóng góp vào mục tiêu chung của Công ty.
4. Đánh giá và lựa chọn Chiến lược/ biện pháp tối ưu: Chúng ta cần đánh giá chi tiết các Chiến lược/biện pháp đã liệt kê ở bước 3 để xác định được Chiến lược/biện pháp tối ưu nhất. Chỉ khi hoàn thành toàn bộ việc đánh giá, mình mới có thể yên tâm với Chiến lược/biện pháp lựa chọn làm căn cứ xây dựng kế hoạch hành động chi tiết.
Kết luận:
Chiến lược/Biện pháp sẽ cho chúng ta biết bằng cách nào có thể đạt được mục tiêu cho dù đó là mục tiêu cá nhân, mục tiêu nhóm hay mục tiêu bộ phận. Chắc chắn chúng ta sẽ đặt câu hỏi liệu đó đã phải giải pháp tối ưu nhất chưa mặc dù mình đã thực hiện đầy đủ các bước khi xây dựng chiến lược/biện pháp. Hãy đừng quên bước 4, 5 của Quy trình quản trị theo mục tiêu sẽ giúp chúng ta đo lường hiệu quả của quá trình thực hiện và có những điều chỉnh chiến lược/biện pháp kịp thời nếu cần thiết. Vấn đề nằm ở chỗ mỗi chúng ta hãy kiên trì thực hành đầy đủ các bước của Quy trình quản trị công việc theo mục tiêu và rà soát kết quả thực hiện thường xuyên và mỗi ngày.