Sau nhiều thập kỉ chúng ta làm quen với email, ngày nay người viết email đã trở nên chuyên nghiệp hơn, lịch sự hơn trong văn phong của mình? Maureen Bertolo, một chuyên gia giảng dạy về viết email 10 năm nay không cho rằng như vậy. Sự xuất hiện của facebook, twitter, tin nhắn điện thoại đã khiến khả năng viết email của chúng ta ngày một xuống dốc. Dưới đây là một số hướng dẫn để bạn viết email một cách chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng dòng Subject
Tiêu đề của một bài báo có hai chức năng: Gây sự chú ý cho người đọc và tóm tắt nội dung của bài viết. Người đọc dựa vào đó sẽ quyết định sẽ tiếp tục đọc hay không đọc bài báo đó. Tiêu đề email của bạn cũng cần đảm bảo được hai chức năng như vậy.
Chú ý rằng tiêu đề email để trắng (không có tiêu đề email) có thể được coi như Spam mail. Tiêu đề không rõ ràng, tiêu đề quá dài có thể khiến người đọc không quan tâm đến thư của bạn.
Chú ý khi gửi file đính kèm
Nếu cần thiết gửi file đính kèm, luôn chú ý không gửi file quá nặng, có thể gây khó khăn cho người nhận trong việc tải thư xuống. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, bạn có thể sử dụng Google Docs, Yousendit.com, MediaFire.com,.. tải file của mình lên đó và gửi đường link cho người nhận thay vì đính kèm file trong email.
Tuy nhiên, khi tải file lên các website trung gian, bạn cần chú ý về độ bảo mật của văn bản. Một gợi ý cho vấn đề này là bạn có thể cài Mật khẩu cho file.
Trong trường hợp số lượng file đính kèm quá nhiều, bạn nên đánh số thứ tự cho file hoặc tạo mục lục file đính kèm để người nhận tiện theo dõi.
Hiểu rõ và sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy).
Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo. Bạn chú ý tránh trường hợp nhầm lẫn giữa CC (người tham khảo) và TO (người thực hiện các yêu cầu trong email nếu có).
Đối với trường hợp BCC, bạn rất cần chú ý trường hợp nào thực sự nên sử dụng, rất tránh các trường hợp gửi thông tin lén lút với ai đó trong công việc. Như tất cả chúng ta đã biết, một tiêu chuẩn khi làm việc là sự rõ ràng, minh bạch.
Cẩn thận trong việc Reply All
Đã bao giờ bạn cảm thấy bị phiền khi nhận quá nhiều email chưa? Vậy thì hãy đừng làm phiền người khác bởi những email của mình, tránh gửi email cho những người không liên quan. Khi gửi thư, bạn phải biết chắc là mình muốn trả lời ai và muốn nhận phản hồi từ ai.
Trong trường hợp sếp bạn gửi một yêu cầu có mặt tại cuộc họp ngày mai tới tất cả thành viên trong phòng, bạn có thể chỉ cần trả lời riêng cho sếp bạn về việc đó, tránh làm phiền người khác.
Mở đầu mail và kết thúc mail bằng lời chào thư
Hãy tưởng tượng khi bạn bắt tay vào viết email, bạn đang đi thăm một ai đó. Khi bạn vào nhà, bạn bắt đầu bằng lời chào chủ nhà. Bạn trình bày ý tưởng, lý do vì sao bạn tới thăm nhà người đó. Kết thúc cuộc gặp, bạn ra khỏi nhà và kết thúc cuộc viếng thăm bằng lời chào chủ nhà.
Lời chào thư:
- Dear Professor Smith,
Hello Ms. Nguyen,
Hi Hang, - To whom it may concern,
Dear members of the selection committee,
Hello everyone, - Chào Hằng,
Kính gửi ngài John,
Em chào anh,
Lời kết thúc thư:
- Best regards,
With regards,
- Sincerely,
Respectfully yours, - Trân trọng,
Kính thư,
Điều cần chú ý là trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.
Định dạng văn bản một cách thông minh
Bạn có thể định dạng lại email của bạn để tăng tính hiệu quả của thông điệp bạn muốn gửi tới người dùng. Sử dụng dấu gạch ngang đầu dòng, đánh số thứ tự, viết nghiêng, viết hoa, bôi mầu, xuống dòng,… để người đọc nắm bắt được thông điệp của bạn được dễ dàng. Tuy nhiên đừng lạm dụng điều này. Quá nhiều điểm nhấn trong văn bản có thể làm người đọc bị xao lãng và không chú ý tới điều bạn mong muốn.
Nói lời cám ơn
Trong văn hóa phương tây, một trong những từ được nghe nhiều nhất là “Cám ơn”. Tôi vẫn nhớ cái cảm giác “bất ngờ” khi lần đầu tiên nghe từ “Cám ơn” từ một người bạn ngoại quốc khi tôi gửi lại bạn chiếc bút chì mình mượn. Từ trước thời điểm đó, tôi chưa từng cám ơn ai khi họ trả lại đồ cho mình cả. Có vẻ tôi đã “mặc định” việc trả lại đồ là việc hiển nhiên, và do vậy không cần phải “cám ơn” về việc đó.
Khi nhận được phản hồi từ đối tác, dù là phản hồi tích cực hay không tích cực, bạn cũng nên có từ Cám ơn trong thư.
Nói lời Xin lỗi
Trong thời gian giao tiếp với bạn bè quốc tế, tôi thấy họ đùa nhau về người Châu Á rằng “We Must Be Careful We Don’t Make Them Lose Face” (tạm dịch, “Hãy cẩn thận, đừng làm họ mất mặt”). Họ có cảm nhận rằng thể diện của người Châu Á là rất quan trọng. Có phải vậy chăng mà chúng ta rất hiếm khi nói lời xin lỗi.
Là con người, chúng ta ai cũng có những thiếu sót. Điều quan trọng là chúng ta nhận ra được những thiếu sót, điểm chưa được của mình và sửa chữa để ngày càng cải thiện bản thân. Công việc có sai sót là việc hoàn toàn có thể xảy ra. Khi mắc sai sót, chúng ta nói lời xin lỗi, được hiểu chúng ta nhận thức được hậu quả do mình gây ra, và chúng ta sẽ không mắc lại lỗi sai đó.
Trong quá trình làm việc, trao đổi email, khi cần thiết, bạn nên nói lời xin lỗi.
Sử dụng ngôi nhân xưng Chúng tôi
Tôi thấy khi đối tác nước ngoài giao tiếp, họ sẽ xưng danh “Chúng tôi”, thay vì “Tôi”. “Chúng tôi” thể hiện sức mạnh tập thể, sự đoàn kết, sự trân trọng thành quả lao động có được từ một đội ngũ, không từ một cá nhân riêng biệt.
Nhân tiện đây, tôi muốn nhắc các bạn về tinh thần làm việc nhóm của người Việt được bạn bè quốc tế nhận xét: “Một cá nhân người Việt thì có thể hơn một người khác nhưng ba người Việt ngồi lại thì lại có vấn đề”.
Đặt mình ở vị trí sau cùng
Thay vì xưng “Tôi và các bạn”, chúng ta sẽ nói “Các bạn và tôi”. Chúng ta đặt chúng ta ở vị thế sau, đặt đối tác, đối tác lên trước thể hiện tính khiêm nhường của bản thân.
Nghĩ trước khi bạn viết email
Ai đó nói rằng “Người nước ngoài nghĩ ba ngày, làm một ngày. Người Việt Nam nghĩ một ngày, làm ba ngày”. Hãy suy nghĩ trước khi bạn bắt tay vào viết email: Mục đích gửi mail là gì; nội dung sẽ bao gồm những ý chính nào; có điều gì cần lưu ý;…
Hãy tưởng tượng gửi thư là một công việc của bạn. Bạn có Plan: Nghĩ trước khi viết thư, Do: Viết thư, Check: Đọc lại bức thư của mình sau khi viết, Act: Gửi thư.
Hãy tập để việc này trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình chuyên nghiệp và viết email tốt hơn nhiều.
Đọc lại sau khi bạn gửi email
Bao nhiêu phần trăm các bạn khi đọc bài viết này đọc lại thư sau khi mình gửi. Và bao nhiêu phần trăm số thư được bạn đọc lại sau khi gửi. Và bao nhiêu phần trăm số thư trong số đó được bạn đọc lại một cách cẩn thận sau khi gửi.
Việc đọc lại thư sau khi gửi là một việc cần thiết, đặc biệt đối với những thư có ý nghĩa quan trọng. Đây là điều nên làm, nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ và thật sự hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Tôi kết thúc bài viết về viết email chuyên nghiệp của mình với thông điệp của chuyên gia về viết email Maureen Bertolo “Email nói về khả năng giao tiếp của bạn cũng như chính con người bạn. Nếu bạn quan tâm tới hình ảnh, thương hiệu của mình, bạn sẽ chú ý cẩn thận hơn về những bức thư mình viết ra”.