Từ hàng ngàn năm về trước, con người đã biết cách đo lường nhằm thỏa mãn sự tò mò trước vạn vật và các hoạt động xung quanh. Theo thời gian, việc đo lường trở thành một công cụ giúp con người cụ thể hóa các mục đích, mong muốn thành con số. Và bằng cách hiểu đúng, hiểu rõ về các chỉ số theo dõi trong công việc, chúng ta sẽ thấy các con số trở nên Biết nói.
Ảnh minh họa
Sự khác biệt giữa Chỉ số và KPIs: Tại sao nên quan tâm
Nguồn gốc của từ Metric (Chỉ số) là từ Metron được sử dụng ở Hy Lạp cổ đại để phản ánh kết quả một hoạt động đo lường. Ví dụ: nhiệt độ không khí,mức độ ô nhiễm, độ sâu, chiều cao và cân nặng…
Khi đi vào một phòng khám đa khoa, bác sĩ sẽ chỉ định một loạt những xét nghiệm (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là các chỉ số về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Tuy nhiên: Không có gì là quan trọng nếu như mọi thứ đều quan trọng. Vì vậy, khi bạn vào khám bệnh (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt), bác sĩ sẽ căn cứ vào bệnh sử và tình trạng hiện tại để lựa chọn những xét nghiệm phù hợp nhất (hay chính là những chỉ số quan trọng) cho việc chẩn đoán và điều trị.
Hoặc vui vui thế này: mỗi quốc gia, mỗi dân tộc có một quan điểm về cái đẹp và sống chết bảo vệ quan điểm của mình. Và đương nhiên, thế giới không hề muốn có một cuộc chiến tranh mà nhan sắc là ngòi nổ. Vì vậy, trong vô vàn các chỉ số (chiều cao, cân nặng, nước tóc, màu da…), thần Venus đã lựa chọn ra chỉ số 3 vòng thần thánh làm chỉ số quan trọng bậc nhất đối với đàn ông trên toàn thế giới để đánh giá một người phụ nữ đẹp.
Những chỉ số quan trọng như trong 2 ví dụ trên phản ánh những mong muốn. Khi đó, chúng trở thành chỉ số Hiệu suất (KPIs). Vậy làm thế nào để biết chắc chắn một chỉ số có phải là một chỉ số KPI hay không?
Giả thiết rằng chúng ta đã có một chỉ số và chúng ta muốn biết xem nó có phải chỉ số KPI hay không, đơn giản bạn hãy trả lời câu hỏi “Liệu bạn có sẵn sàng trả một khoản chi phí, công sức đáng kể để con số này tăng (hay giảm) hai lần hay không?”, nếu câu trả lời là “không” thì nó chỉ là chỉ số, không phải là chỉ số KPI. Do đó cùng một chỉ số, có trường hợp nó là chỉ số KPI, có trường hợp không phải chỉ số KPI.
Phân biệt các chỉ số KPIs
KPIs có thể được hiểu theo nghĩa rộng là một công cụ đo lường hiệu suất hoạt động của công ty, phòng ban hay nhân viên (đừng lẫn lộn khái niệm bộ công cụ này với cái tên KPI là một loại chỉ số dưới đây nhé). Có ba loại chỉ số đo lường hiệu suất như sau:
- Chỉ số kết quả cốt yếu – KRI (Key Result Indicator) cho biết bạn đã làm được gì so với mục tiêu. Kết quả chỉ cho bạn biết những gì đã xảy ra mà không có lý do tại sao.
- Chỉ số hiệu suất – PI (Performance Indicator)): cho biết bạn cần làm gì.
- Chỉ số hiệu suất cốt yếu – KPI (Key Performance Indicator)): cho biết bạn phải làm gì để làm tăng hiệu suất lên một cách đáng kể. Nó giúp chúng ta nhìn thấy những gì ĐANG ĐẾN chứ không chỉ những gì đã qua.
KPI & KRI: Giống như sự khác biệt giữa một tấm gương chiếu hậu (chỉ số nhìn lại) và có một kính chắn gió (chỉ số định hướng). Bạn cần cả hai. Cuộc sống sẽ trở nên rủi ro hơn đáng kể mà không có chúng.
Đôi khi, một chỉ số có thể là hỗn hợp của 3 chỉ số nói trên và có thể chuyển đổi qua nhau tùy vào mục đích sử dụng con số để đánh giá.
Có liên tưởng tới đồng hồ đo tốc độ của một chiếc xe hơi. Người lái xe chỉ muốn biết tốc độ xe di chuyển là bao nhiêu nhưng người sở hữu xe lại muốn biết nhiều hơn thế bởi tốc độ di chuyển của xe là sự tổng hòa rất nhiều yếu tố: gài số, số vòng quay trong một phút (RPM) của động cơ, thậm chí còn tập trung vào các chỉ số đo lường khác như lượng nhiên liệu tiết kiệm được (bao nhiêu lít xăng cho một quãng đường), hoặc mức độ nóng lên của động cơ khi xe chạy.
Trong trường hợp này: tốc độ xe là chỉ số kết quả (KRI) đối với người sở hữu nhưng lại là chỉ số hiệu suất (KPI) đối với người lái bởi nó giúp anh ta quyết định việc GA hay PHANH trên suốt quãng đường đi. Còn chỉ số tiết kiệm nhiên liệu hoặc mức độ nóng của động cơ mới là KPI cho người sở hữu bởi nó giúp anh ta quyết định việc bảo dưỡng hoặc thay thế động cơ.
Lời kết
Có thể ví việc đo lường chỉ số KPI giống như việc trồng cây chờ ngày hái quả mục tiêu: đầy khó khăn nhưng cũng rất đáng trông đợi. Mỗi cá nhân, bộ phận cần hiểu rõ loại quả mình đang mong đợi để lựa chọn biện pháp chăm sóc và chỉ số theo dõi phù hợp để thu hoạch sớm nhất và hiệu quả nhất.