Ở IMC, chắc hẳn nhiều người biết 3 yếu tố cốt lõi cấu thành quyết định hiệu quả công việc là: tiến độ, chất lượng và chi phí, vì những khái niệm này đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần, đặc biệt là đối với các vị trí cán bộ chủ chốt. Quản lý công việc hiệu quả bản chất là “làm chủ” được 3 phạm trù này. Nhưng “làm chủ” ra sao? Cách thức “làm chủ” như thế nào? Phương pháp đánh giá kết quả cần có kỹ năng gì?… thì cõ lẽ ít người vận dụng được. Bài viết dưới đây sẽ giúp người đọc có được những công cụ để thực hiện điều đó.
Nhiều người đặt câu hỏi: Trong 3 phạm trù trên thì phạm trù nào là yếu tố quan trọng nhất? xin thưa đó chính là “Tiến độ”.
Ví dụ ở hệ thống ta, khi phân phối sản phẩm cho các đơn vị khác, điều đầu tiên là phải đáp ứng đơn hàng đúng tiến độ, còn chất lượng là cái đương nhiên phải có. Chi phí cũng đã được chuẩn khung từ trước. Nhà phân phối sẽ không cần biết chúng ta hoạt động ra sao, gặp khó khăn gì… họ chỉ biết rằng họ cần nhận được hàng đúng tiến độ. Vậy thôi.
Để đảm bảo 2 chữ “Tiến độ” thật đơn giản, chỉ cần đi đúng các bước sau: Xác định tiến độ cần đạt è lên kế hoạch về tiến độ è chẻ nhỏ công việc theo tiến độè thực hiện nghiêm túc theo các mức thời gian đã định.
Bước sang phạm trù “chất lượng”
Chất lượng chính là “ thỏa thuận với khách hàng tiêu chuẩn kết quả mà mình sẽ đạt được”. Để kết quả có chất lượng hay thỏa mãn điều kiện đã cam kết với khách hàng, người thực hiện cần tuân thủ 5 bước trong chính sách chất lượng của hệ thống, đó là:
- Xây dựng tiêu chuẩn
- Xây dựng quy trình
- Đào tạo
- Thực hành
- Đánh giá cải tiến liên tục
Ví dụ khi thực hiện việc viết một bài đăng lên Trống Cơm, Bước 1: phòng Truyền thông sẽ xây dựng tiêu chuẩn cho bài viết như: không sai chính tả, nội dung có cốt truyện, bố cục đảm bảo 3 phần rõ ràng… Sau khi có tiêu chuẩn , Truyền thông sẽ bắt tay vào thực hiện bước 2: xây dựng quy trình cho những bài viết ấy. Ví dụ: quy trình kiểm tra lỗi chính tả; quy trình phát hành,…
Để đảm bảo ai cũng thực hiện theo và cho ra kết quả thống nhất, phòng cần thực hiện bước 3: đào tạo về các quy trình cho tất cả các thành viên. Trong quá trình vận hành công việc theo đúng quy trình đã định thì liên tục đưa ra những đánh giá và cả tiến để hoàn thiện quy trình cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn tiến độ hoặc tiết kiệm chi phí… thì đó chính là bước 4 và bước 5.
Làm chủ được phạm trù “tiến độ”, “chất lượng” nhưng “chi phí” không hợp lý thì coi như công việc đó không hiệu quả.
Chi phí bao gồm: Nguyên vật liệu, Nhân công, Năng lượng, Tính hợp lý trong các hành động
Trước khi thực hiện, cần “lập khung” cho tất cả các mảng chi phí này và thực hiện để không bị vượt “khung”. Trong quá trình xây dựng “khung” cần đảm bảo 1 đồng chi ra đều có ý nghĩa. Phải trả lời câu hỏi: Có thể giảm chi phí thêm mà chất lượng tiến độ vẫn giữ nguyên không? Các hoạt động đã có tính hợp lý chưa? Đã tiết kiệm triệt để chưa? Có cách thực hiện nào khác mà rút ngắn thời gian, gia tăng giá trị phi vật chất thêm nữa không???…
Công việc đúng tiến độ; Kết quả đúng chất lượng; Chi phí nằm trong khung nghĩa là hoạt động có hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện công việc và sau khi thực hiện công việc phải tư duy và thực hành cải tiến để nâng cao hiệu quả hơn với các tiêu chí cụ thể:
- Rút ngắn tiến độ
- Nâng cao tiêu chuẩn chất lượng
- Giảm chi phí
Việc cải tiến cần tiến hành liên tục, không có điểm dừng, cần nằm lòng câu nói “Cải tiến là vô tận”.
Và khi quản lý công việc theo các bước như ở trên: điều vô giá mà người đó nhận về chính là “rèn luyện được cái tâm hết lòng vì công việc” điều này thể hiện ra bằng sự cẩn thận, chi tiết trong từng việc nhỏ. Những người như vậy sẽ thành công ở bất kỳ đâu.
Bạn hãy soi lại xem bản thân mình cần cải thiện những gì?