Muốn quản lý tốt Công ty chúng ta phải có những phương pháp quản lý hiệu quả. Và bằng chứng là, những công việc được tuân thủ đúng quy trình thì sẽ cho ra kết quả đồng nhất. Việc đào tạo để mọi người thực hiện đúng quy trình cũng khiến công việc được thực hiện trôi chảy và người ta có thể nắm được sự không phù hợp đang nằm ở đâu để xử lý… Do vậy, Hệ thống IMC đánh giá cao phương pháp quản lý theo quy trình/tiến trình/quá trình. Vậy thế nào là quản lý theo quá trình? Và công cụ để quản lý theo quá trình là gì? Bài viết này hy vọng có thể chia sẻ đôi chút tới các cấp Quản lý nói riêng và anh/chị/em nói chung.
Phương pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình.
Để vận hành một cách có hiệu quả, các khối đặc biệt là Nghiên cứu, sản xuất phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau (Quy trình ra hàng mới là một ví dụ điển hình) . Bất cứ hoạt động nào tiếp nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra có thể coi như một quá trình (Ở IMC các anh chị em quen gọi là SIPOC). Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo.
Không phải tự nhiên mà IMC thuê hẳn chuyên gia cao cấp về đào tạo cho CBNV về lĩnh vực này, và cũng không phải. Rõ ràng một điều rằng hiểu rõ quy trình/tiến trình/quá trình sẽ giúp cho từng CBNV của Hệ thống IMC kiểm soát công việc được tốt hơn. Chất lượng sản phẩm cũng vì thế mà ổn định và đồng đều hơn.
Quá trình và Quy trình là gì?
Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 đề cập đến “Quá trình – Process” như là một “tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói đến hoạt động.
Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “Quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Quá trình là đối tượng của quản lý, trong khi quy trình lại là công cụ quản lý. Hai định nghĩa này có sự khác nhau. Dưới đây tôi xin đề cập tới “ Quy trình”.
Tại sao lại cần phải có quy trình?
Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của cấp trên mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý của lãnh đạo.
Ví dụ: Bộ phận nhân sự có quy trình tuyển dụng, nhân viên trong Bộ phận Nhân sự sẽ biết các bước để tuyển được một nhân sự là như thế nào, từ đó họ lên kế hoạch để thực hiện theo thứ tự từng việc sao cho không chồng chéo, đạt hiệu quả.
Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm ( teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
Ví dụ: Quy trình thanh toán của khối Tài chính kế toán sẽ giúp tất cả các thành viên trong Hệ thống biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán tốt hơn, điền đầy đủ vào các biểu mẫu và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ đi kèm.
Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện
Ví dụ: Nhìn vào một bài đã đăng trên website, trưởng phòng Marketing sẽ nắm được là nhân viên của mình có thực hiện đúng theo “Quy trình đăng bài” hay không, có thực hiện đầy đủ các bước không? Kỹ thuật sử dụng từ ngữ có đúng theo quy định không.
IMC cần vượt qua những rào cản trong quá trình thực hiện quy trình
Thự tế ở Hệ thống ta, việc xây dựng quy trình của các phòng ban được khối chất lượng đánh giá khá tốt, tuy nhiên, việc rà soát để cải tiến các quy trình thì lại chưa được thực hiện bài bản ở tất cả các đơn vị.
Thực tế, việc thực hiện quy trình cũng có không ít khó khăn mà người thực hiện cần phải vượt quả như:
- Bản thân các cấp quản lý không chịu chủ động viết và đào quy trình khi phát sinh công việc mới. Hoặc chưa chủ động rà soát cải tiến các quy trình cũ. Có thể, công việc này mất thời gian và vì các công việc thường quy cứ cuốn họ đi. Những suy nghĩ này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
- Việc thường xuyên tuyển thêm nhân sự mới cũng là khó khăn khi đào tạo họ về tất thảy các quy trình của đơn vị. Bởi thước đo của một quy trình có hiệu quả hay không thể hiện ở việc người tuân thủ nó có thể thực hiện một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực hiện công việc đạt chất lượng tốt hơn.
- Một số nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra cũng là rào cản trong quá trình thực hiện quy trình buộc các đơn vị phải thường xuyên cải tiến, rà soát.
- Một số quy trình quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm.
- Một số quy trình lại có hệ thống tài liệu quá nhiều. Nhiều đơn vị không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời.
- Nhiều bộ phận không triệt để áp dụng như tài liệu đã quy định,
Một vài ý kiến để các CBNV sử dụng quy trình hiệu quả
Quy trình được lập ra và thống nhất thực hiện là một điều cần thiết cho tác nghiệp của nhân viên và là công cụ kiểm soát cho các cấp quản lý.
Quy trình tốt hay không được đánh giá qua mức độ vận dụng vào thực tiễn và nó phải nâng cao chất lượng của người thực hiện công việc.
Quy trình được lập ra không có nghĩa là hoàn toàn dập khuôn, trong một số trường hợp nó phải được vận dụng linh hoạt, cải tiến, tránh mắc bệnh giấy tờ.