Ý tưởng sản phẩm mới là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của một công ty, tổ chức. Ở IMC, ý tưởng có thể xuất phát từ một chuyên gia tư vấn, từ nhà phân phối, từ Ban Giám đốc nhưng cũng có thể từ nguồn ý tưởng dồi dào của các nhân viên. Xong, dù xuất phát từ đâu, trước khi ra thị trường các ý tưởng này đều phải được nghiên cứu và phát triển theo đúng quy trình ra hàng mới một cách kỹ lưỡng và nghiêm ngặt.
Ngay khi bắt đầu triển khai sản phẩm mới, phòng Nghiên cứu phát triển đã có những hình dung sơ bộ về sản phẩm mới với thành phần gì, công dụng ra sao, đối tượng sử dụng như thế nào, để từ đó bắt đầu tìm hiểu kỹ hơn về sản phẩm.
Nguyên liệu là yếu tố cấu thành nên sản phẩm, do vậy đây là yếu tố quan trọng cần phải đề cập đến đầu tiên. Nguyên liệu phải đươc kiểm tra có nằm trong danh mục cấm của cơ quan nhà nước hay không, hàm lượng đưa vào tối đa là bao nhiêu… Sau đó, nguyên liệu cần phải được khảo sát xem có bán rộng rãi trên thị trường hay không, nếu là dược liệu thì có sẵn để thu hái không, nếu thu mua từ nguồn tự nhiên thì có ảnh hưởng đến việc tận diệt nguồn cung cấp nếu sản lượng sản xuất tăng lên…
Trên thực tế, không phải dược liệu nào cũng dễ dàng tìm thấy trên thị trường, chúng tôi cũng phải tìm hiểu tài liệu, đọc kỹ mô tả, phân biệt các loài dễ nhầm lẫn; phối hợp cùng phòng Kiểm tra chất lương kiểm tra phân biệt dược liệu bằng phương pháp hóa học. Hay cũng có khi một dược liệu không thể tìm đúng vì có rất nhiều loài cùng chi, không thể phân biệt bằng hình thái, người nghiên cứu phải gửi đi định danh ở những cơ quan chức năng đủ điều kiện.
Khi tất cả các nguồn cung cấp nguyên liệu ổn về nguồn thu sẽ bắt đầu triển khai nghiên cứu. Dạng bào chế theo yêu cầu của nhà phân phối hay chỉnh hương vị để che dấu các mùi vị khó chịu hay kiểm soát với nguyên liệu không ổn định là một yêu cầu nhiều khi rất khó khả thi trong bào chế sản phẩm. Có những công thức lượng hoạt chất, cao dược liệu lớn, các bạn nghiên cứu viên phải thực hiện nhiều lần mới có thể tìm được công thức bào chế tối ưu. Không còn lạ khi những khi chạy gấp sản phẩm, máy phun sấy, máy dập viên hay máy bao film phải hoạt động hết công suất, phòng nghiên cứu bào chế luôn sáng đèn những khi nghiên cứu viên cùng kỹ thuật viên phải thức thâu đêm để sản phẩm mẫu ra kịp tiến độ mà vẫn phải đảm bảo đạt các chỉ tiêu yêu cầu.
Sản phẩm mẫu được theo dõi độ ổn định trong bao bì dự kiến để đảm bảo luôn đạt chất lượng trong suốt thời gian lưu hành trên thị trường. Điều này cũng đòi hỏi nghiên cứu viên ngoài giỏi chuyên môn còn phải luôn cần mẫn, tỉ mỉ trong công việc.
Bước tiếp theo của quá trình ra hàng là đăng ký hồ sơ sản phẩm với Cục An toàn thực phẩm. Sản phẩm mẫu phải được kiểm tra đạt các chỉ tiêu và đạt độ ổn định do nghiên cứu viên cùng quản trị sản phẩm đánh giá đưa ra dưới sự xác nhận của quản lý phòng và các phòng ban liên quan. Các chỉ tiêu này phải phù hợp với yêu cầu chung của sản phẩm thực phẩm chức năng và đạt với yêu cầu riêng với từng loại sản phẩm đặc trưng.
Hiện nay việc đăng ký hồ sơ với cục An toàn thực phẩm đang được đăng ký dưới dạng khai báo điện tử. Toàn bộ các giấy tờ đăng ký hồ sơ được Cục xem xét, trả thông tin dưới dạng văn bản điện tử. Mỗi công ty, tổ chức/ cá nhân sẽ có một tài khoản đăng ký hồ sơ riêng. Trong tài khoản đó, mọi thông tin cập nhật về hồ sơ, về yêu cầu bổ sung/ đính chính sẽ được Cục gửi trên trang này và vào địa chỉ mail của công ty, tổ chức/ cá nhân đứng ra đăng kí. Việc thay đổi, chỉnh sửa cũng sẽ được sửa trực tiếp trên tài khoản của công ty. Hồ sơ được Cục duyệt cũng sẽ được xuất từ tài khoản này.
Việc triển khai sản phẩm mới từ khâu nghiên cứu đến ra được sản phẩm trên thị trường trải qua nhiều bước, mỗi bước sẽ phụ thuộc khâu chuyên môn của từng phòng ban. Dù là bước nào trong quy trình cũng luôn được đảm bảo chắc chắn rằng sản phẩm ra đời đạt chất lượng, đó là tôn chỉ hoạt động của IMC.