Trong Hệ thống IMC, Đào tạo và Phát triển năng lực nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong số các nhiệm vụ xây dựng Hệ thống của các vị trí quản lý. Tuy nhiên, có một số câu hỏi sẽ phải làm chúng ta day dứt, thao thức ngày đêm. Ấy là: Chúng ta đã làm tốt nhiệm vụ Đào tạo và Phát triển năng lực nhân sự trong bộ phận chưa? Công tác Đào tạo và Phát triển năng lực nhân sự hiện tại đã thưc sự hiệu quả chưa?
Một trong những công cụ là kim chỉ nam cho công tác Đào tạo và Phát triển năng lực nhân sự là Quy trình quản trị và đánh giá thành tích nhân sự.
Quản trị và đánh giá thành tích là một quá trình bao gồm các bước:
- Thống nhất giữa người quản lý và cấp dưới về:
- Kỳ vọng về Mục tiêu/kết quả cần đạt được.
- Biện pháp để đạt được các Mục tiêu.
- Cách thức đo lường/các tiêu chí đo lường sẽ được sử dụng.
- Theo dõi, giám sát, đánh giá trong quá trình thực hiện.
- Đánh giá kết quả thực hiện.
Vai trò của Quy trình quản trị và đánh giá thành tích không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ Trưởng bộ phận hoàn thành nhiệm vụ của mình như đưa ra đề xuất điều chỉnh thu nhập hay sắp xếp cấp bậc nhân sự, nó còn giữ các vai trò đặc biệt quan trọng như sau:
- Giúp cấp dưới phát triển và hoàn thiện bản thân bằng cách định hướng con đường phát triển, các điểm mốc cần đạt được trên con đường phát triển của người đó trong tổ chức và chỉ rõ hành trang mà mỗi cá nhân cần thiết phải có được trên con đường phát triển ấy.
- Phản hồi cho cấp dưới về kết quả công việc, cơ hội cải tiến, học hỏi và phát triển.
- Định hướng cá nhân và đội nhóm phát huy tối đa năng lực và hiệu suất làm việc để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức.
Tuy nhiên, có một thực tế là trong quá trình thực hiện, không phải tất cả các vị trí quản lý đều thực hiện đầy đủ và hiệu quả tất cả các bước khiến cho Quy trình quản trị và đánh giá thành tích chưa thể hiện được tốt nhất vai trò mà Ban lãnh đạo hệ thống mong muốn, thậm chí chỉ dành thời gian điền vào các biểu mẫu đánh giá mà chưa làm đầy đủ, chưa nói đến làm tốt, các nhiệm vụ đào tạo và phát triển năng lực nhân sự.
Xây dựng và thống nhất mục tiêu:
Xây dựng và thống mục tiêu với cấp dưới là một trong những biện pháp hiệu quả nhất để định hướng nhân sự tập trung toàn bộ năng lượng, trí tuệ vào việc hoàn thành mục tiêu, tự hoàn thiện và nâng cao năng lực. Do đó không cần phải bàn cãi, đây là bước quan trọng nhất trong Quy trình quản trị và đánh giá thành tích.
Hiện tại, tại Hệ thống chúng ta, mục tiêu cá nhân được xây dựng hàng năm và chia nhỏ theo từng quý.
Xây dựng mục tiêu bao gồm 2 bước:
- Đưa ra các mục tiêu chuyên môn và mục tiêu phát triển cá nhân mà nhân sự cần đạt được.
- Xác định tính SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có tính thực tế, Có xác định thời gian) của mục tiêu.
Ngoài ra, khi xây dựng và thống nhất mục tiêu cá nhân, chúng ta cần lưu ý một số điểm như sau:
- Mục tiêu cá nhân phải gắn với mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu nên ngắn gọn, chứa đựng những kết quả rõ ràng mà cá nhân cần đạt được.
- Mục tiêu cần mang tính thách thức và có ý nghĩa đối với cá nhân, khi đó Mục tiêu sẽ là động lực thúc đẩy cá nhân tự nỗ lực tìm mọi cách vượt qua mọi khó khăn, rào cản để hoàn thành mục tiêu. Như vậy, cá nhân đã tự phát triển và nâng cao năng lực của mình.
Theo dõi, giám sát, đánh giá trong quá trình thực hiện mục tiêu
Bước quan trọng thứ hai sau bước xây dựng và thống nhất mục tiêu không phải là bước đánh giá kết quả đạt được mà chính là bước Theo dõi, giám sát, đánh giá trong quá trình thực hiện. Bước này được cụ thể hóa trong quá trình làm việc và các buổi đánh giá giữa kỳ, qua đó Trưởng bộ phận có thể đưa ra những nhận xét kịp thời trong quá trình cấp dưới thực hiện mục tiêu. Đây có thể không phải là các buổi đánh giá nặng nề mà chỉ là những buổi trao đổi nhỏ giữa Trưởng bộ phận và cá nhân hoặc một nhóm nhân viên, trong đó nhân viên nhận được những nhận xét hoặc hỗ trợ kịp thời. Tuy vậy, trong nhiều bộ phận, bước này đang bị bỏ qua. Bởi lẽ, Trưởng bộ phận nghĩ rằng nhận xét, đánh giá cần phải được tổ chức thành những buổi gặp chính thức và vì vướng bận quá nhiều công việc nên không thể thực hiện.
Trên thực tế, Ban lãnh đạo Hệ thống mong muốn việc Đánh giá trong quá trình thực hiện mục tiêu phải trở thành nhiệm vụ hàng ngày của các vị trí quản lý và là một nét của văn hóa Hệ thống. Cả Trưởng bộ phận và cấp dưới cần có thói quen thường xuyên rà soát việc thực hiện mục tiêu để cấp dưới có thể hiểu rõ ràng các mục tiêu cần đạt được và Trưởng bộ phận có cơ hội đóng góp ý kiến hỗ trợ cấp dưới trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Khi thực hiện bước này, chúng ta cần lưu ý một số điểm như sau:
- Đối với mỗi nhiệm vụ, đảm bảo rằng cả Trưởng bộ phận và cấp dưới đều hiểu rõ mục tiêu và biện pháp để thực hiện mục tiêu.
- Trong quá trình đánh giá, Trưởng bộ phận nên kịp thời khen ngợi và ghi nhận khi cấp dưới có kết quả giữa kỳ khả quan. Điều này không chỉ tạo động lực khiến cấp dưới tiếp tục nỗ lực nâng cao năng lực làm việc mà còn thúc đẩy thái độ tích cực hướng tới kết quả mỹ mãn.
- Coi việc trao đổi đánh giá giữa kỳ là cơ hội học tập đối với cả Trưởng bộ phận và cấp dưới với mục tiêu nâng cao tinh thần học hỏi và tìm mọi cách để cải tiến công việc. Với mục đích này, mọi điểm không ổn của cấp dưới cần được Trưởng bộ phận phát hiện và điều chỉnh kịp thời, cần áp dụng triệt để Quy trình quản trị sự không phù hợp để tập trung phân tích vào quy trình, cùng nhau tìm ra những điểm có thể cải tiến trong quy trình làm việc.
Đánh giá kết quả thực hiện
Một khi 2 bước trên của Quy trình quản trị và đánh giá thành tích nhân sự được thực hiện hiệu quả, thì ở bước đánh giá kết quả cuối cùng, chúng ta dành phần ít hơn thời gian để rà soát kết quả thực hiện mục tiêu quý trước, còn đa số thời gian còn lại dành để xây dựng, thống nhất mục tiêu quý tới và các biện pháp để thực hiện mục tiêu.
Hy vọng với việc cam kết thực hiện đầy đủ các bước trong Quy trình quản trị và đánh giá thành tích nhân sự của tất cả các vị trí quản lý trong Hệ thống, chúng ta sẽ xây dựng được đội ngũ nhân sự vừa có Tâm vừa có Tài, hành động cho một Hệ thống IMC vững mạnh, trường tồn.
“Together, we have it! – Khi chúng ta cùng nhau, không gì là không thể!”